Позитивный опыт работы с электронной почтой

Сегодня хотим поделиться позитивным опытом в повседневной работе членов ЕРО ОГМВ.

Ежедневно местные и региональные органы власти, организации и компании отправляют друг другу электронные письма, и не всегда понятно – дошло ли письмо до адресата, с кем нужно связаться для дальнейшего взаимодействия по данному письму. Поиск исполнителя по письму и подтверждение его получения представляет особую сложность для иностранцев.

Что же можно сделать?

Мэрия Бишкека использует позитивную практику: на каждое отправленное им письмо они направляют уведомление о том, что письмо получено и передано на регистрацию определенному сотруднику с его телефоном для связи.

В дальнейшей работе не возникнет проблем с тем, чтобы связаться с мэрией по данному вопросу.

Примэрия Комрата же в ответ на каждое отправленное им письмо направляет подтверждение о получении.

Также такую практику можно использовать, когда:

- данное письмо перенаправлено другому сотруднику;

- сообщение получено и можно указать срок получения ответа и т.д.

Наиболее рекомендуемым вариантом является ответ с указанием входящего номера и контактов исполнителя по данному письму. Например,

Добрый день! Ваше письмо принято. Входящий №23 от 03.03.22. В ближайшее время мы его рассмотрим и направим Вам ответ.

С уважением, Иванов Иван.

Телефон для связи — +7 999 888 777

Good day! Your letter has been accepted. Incoming №23 from 03.03.22. In the near future we will consider it and will definitely give an answer.

Sincerely, Ivan Ivanov.

Contact phone number — +7 999 888 777

ВАЖНО!

Дублировать ответ на английском языке.

Преимущества ответов на входящие письма:

·        Отправитель всегда будет уверен, что его сообщение было доставлено в почтовый ящик получателя;

·        Для отправителя упрощается поиск сотрудника, назначенного для подготовки ответа на письмо.

·        Автоответ может уведомить отправителя о том, что получатель по тем или иным причинам не может в ближайшее время ответить на письмо (выходной, отпуск или по другим причинам);

·        Уведомление может содержать другую важную информацию.

Таким образом, своевременно направленное уведомление о получении письма упрощает коммуникацию и способствует установлению контактов.

17.03.2022

Вернуться в раздел